«Письмо» УФНС РФ по г. Москве от 29.11.2010 N 20-15/124949 «О порядке учета расходов на проживание и проезд работника за границей»

Вопрос: Каков порядок учета в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль расходов, понесенных работником организации во время пребывания в загранкомандировке (по детализированному счету из гостиницы и на услуги такси)?

Ответ:

УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ
ПО Г. МОСКВЕ

ПИСЬМО
от 29 ноября 2010 г. N 20-15/124949

В соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы налогоплательщика на командировки, в частности:
- на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- выплату суточных или полевого довольствия;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Учитывая, что перечень прочих расходов, связанных с производством и реализацией, является открытым, расходы, понесенные во время загранкомандировки и не перечисленные в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ, на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ могут быть учтены в целях налогообложения прибыли. При этом такие расходы должны быть признаны соответствующими требованиям, которые установлены в пункте 1 статьи 252 НК РФ.
Так, по общему правилу согласно пункту 1 статьи 252 НК РФ в целях главы 25 НК РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Статьями 313 и 314 Налогового кодекса РФ установлено, что к налоговому учету принимается информация о хозяйственных операциях, содержащаяся в первичных документах. По командировочным расходам хозяйственной операцией является начисление организацией задолженности перед работником на сумму понесенных им расходов на командировку (списание подотчетной суммы с работника).
Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является утвержденный руководителем организации авансовый отчет (утверждается при наличии письменного отчета о выполненной работе в командировке, согласованного с руководителем структурного подразделения работодателя).
Датой признания расходов на командировки в соответствии с подпунктом 5 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ является дата утверждения авансового отчета.
Действующий порядок оформления документов, связанных с командированием работников, установленный Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

> 1 2