ПРИКАЗ Росархива от 17.11.1997 N 61 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА"

Состав показателей паспорта

Раздел 1. Состав и объем архивных документов

Графа 1 "Количество фондов"
Каждый фонд, независимо от того, состоит ли он из документов одного или нескольких видов (управленческая, научно-техническая документация, документы по личному составу, аудиовизуальные документы и т.д.), учитывается в паспорте только один раз. Принадлежность фонда к "типу фонда" <*> определяется по составу включенных в него документов.
--------------------------------
<*> Термин введен условно.

В строке 101 показывается сумма показателей граф 102 - 105;
в строке 102 - количество фондов, основу которых составляет управленческая документация на бумажной основе (несмотря на наличие в фонде документов по личному составу и др.);
в строке 103 - количество фондов личного происхождения, в том числе включающих кинофотофонодокументы и видеофонограммы;
в строке 104 - количество фондов, принятых в архив от учреждений-фондообразователей, включенных в список источников комплектования НТД, а также количество фондов, содержащих только научно-техническую документацию. Если от фондообразователя принята только управленческая документация, то такой фонд учитывается в строке 102;
в строке 105 - количество фондов, содержащих только документы по личному составу;
в строках 106 - 110 - количество фондов, содержащих соответственно только кино-, фото-, фонодокументы, видеофонограммы, МЧД.
В строке 111 показывается количество коллекций и фондов, состоящих из микроформ на правах подлинников.
Примечание. Под микроформами на правах подлинников понимаются микрофильмы, изготовленные и оформленные в соответствии с ГОСТ 13.1.101-93 "Микрофильмы на правах подлинников", а также микрофильмы и микрофиши, отснятые с подлинных архивных документов, являющихся, как правило, собственностью иностранных государств.

В строке 112 показывается сумма строк 101, 106 - 111.
Графа 2 "Количество ед. хр. (Всего)"
В указанной графе показываются все находящиеся на хранении архивные документы. Объем не прошедших научного описания и не внесенных в описи документов указывается в условных единицах хранения (кроме подокументно учтенных материалов, как правило, личного происхождения).
При подокументном учете неописанных материалов их объем в документах указывается только в примечании к гр. 2 строки 103.
В строке 101 показывается сумма строк 102 - 105.
В строке 102 показывается суммарное количество ед. хр. управленческой документации, внесенных в описи, неописанных, а также секретных, включая документы, принятые на временное (депозитарное) хранение. В этом же показателе учитываются документы персонального характера, а также документы по личному составу, прошедшие в установленном порядке экспертизу ценности после истечения предельного срока их временного хранения (75 лет ЭПК) и отобранные на постоянное хранение.
В строке 103 показывается количество документов личного происхождения, включенных в описи, а также не описанных, но учтенных в условных ед. хр., в том числе принятых на временное (депозитарное) хранение.
При заполнении строк 104 - 111 соблюдается аналогичный подход. При этом следует иметь в виду, что учет объема документов, обозначенных в строках 104 - 111, осуществляется, как правило, на основе подсчета их количества из числа включенных (или планируемых к включению) в самостоятельные описи соответственно научно-технической документации, дел по личному составу, микроформ на правах подлинников и др.
Примечание. За единицу хранения микроформ на правах подлинников принимается физически обособленный рулон или комплекс микрофиш вне зависимости от количества заснятых на нем дел и документов.

В строке 112 показывается сумма строк 101, 106 - 111.
Графа 4 "Количество секретных единиц хранения"

> 1 2 3 4 ... 5