ПРИКАЗ Росархива от 17.11.1997 N 61 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА"

В общем паспорте указанная графа не заполняется. Данные представляются в вышестоящий архивный орган специальной почтой.
Графа 5 "Количество учтенных особо ценных единиц хранения"
Указывается количество выявленных и учтенных в установленном порядке особо ценных единиц хранения.
Графа 6 "Количество единиц хранения, принятых на временное хранение"
Показывается объем документов, поступивших в архив на временное (депозитарное) хранение на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником документов и архивом с сохранением за собственником права собственности на архивные документы. При этом следует иметь в виду, что выделенный в самостоятельную графу этот показатель является составной частью показателя графы 2.
Примечание к строке 111. Показывается количество кадров микроформ на правах подлинников, объем которых в единицах хранения учтен в строке 111, гр. 2.
Примечание к строке 103. Заполняется только в случае организации подокументного учета неописанных материалов, как правило, личного происхождения. Показывается количество не внесенных в описи документов личного происхождения, не учтенных в строке 103, гр. 2.

Раздел 2. Состав и объем страхового фонда
копий архивных документов

Графа 1 "Количество единиц хранения, скопированных для страхового фонда"
По всем строкам включаются данные о всех единицах хранения, прошедших страховое копирование в результате целевого проведения этой работы, а также реализации международных договоров. В объяснительной записке оговаривается количество единиц хранения, на которые создан страховой фонд в нецелевом порядке.
Графа 2 "Количество единиц хранения, имеющих фонд пользования"
Наряду с фондом пользования, созданным одновременно со страховым фондом, в том числе в нецелевом порядке, показывается количество единиц хранения, на которые создан фонд пользования в процессе научно-информационной деятельности архива, при условии, что единица хранения скопирована в полном объеме.
Графа 3 "Количество кадров негатива страхового фонда"
По всем строкам показываются суммарные данные о количестве кадров негатива страхового фонда на рулонной пленке и микрофишах. В этот показатель не включается количество кадров негативов страхового фонда, переданных архивом в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск). Объем переданного страхового фонда указывается в объяснительной записке.
Графа 4 "Количество единиц хранения страхового фонда"
В строках 201 - 204 показывается через знак "+" количество единиц хранения страхового фонда на рулонной пленке и количество единиц хранения страхового фонда на микрофишах.
Единицей хранения страхового фонда на рулонной пленке является физически обособленный рулон микрофильма.
Единицей хранения страхового фонда на микрофишах является одна или несколько микрофиш, отснятых с одного дела и помещенных в один конверт.
Единица хранения страхового фонда аудиовизуальных документов идентична единицам хранения аудиовизуальных документов.
По аналогии с порядком заполнения графы 3 количество единиц хранения страхового фонда, переданных в установленном порядке в Центр хранения страхового фонда (г. Ялуторовск), не включается в показатель графы 4, а указывается в объяснительной записке.

Раздел 3. Состав и объем НСА к архивным документам

Подраздел 3.1. Описи, каталоги, базы данных

Графа 1 "Количество описей (книг учета и описания) (Всего)"
Во всех строках показывается количество описей (книг учета и описания), имеющих самостоятельные номера по листам фондов и листам учета; количество томов описей (книг учета и описания) не учитывается.
При заполнении строки 307 необходимо иметь в виду следующее: если один и тот же массив фотодокументов учтен и в описях, составленных

> 1 2 3 4 5