"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

хранение, добавляется (через дробь) номер, присвоенный соответствующим государственным архивом после первой передачи ему части фонда.
Объединенному архивному фонду, образованному из фондов, ранее учтенных самостоятельно, присваивается один из номеров фондов, включенных в состав объединенного.
Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется индекс "ОЦ".
6.4.3.3. В случае передачи фонда в другой архив, включения его в состав объединенного архивного фонда или выбытия всех документов фонда освободившийся номер другому фонду не присваивается, в графах 4 - 5 списка фонда ("отметка о выбытии") указывается название архива, в который выбыл фонд, а также название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.
6.4.3.4. Название фонда вносится в список с титульного листа описи.
В случае изменения названия фондообразователя в списке фондов указывается: для действующих организаций - название, существующее в момент поступления фонда, для ликвидированной организации - последнее название. Объединенный архивный фонд вносится под обобщенным названием объединенного архивного фонда.
6.4.3.5. К списку фондов составляется итоговая запись на 1 января каждого года, в которой указываются: количество поступивших и выбывших в течение года и общее количество хранящихся фондов; количество фондов, содержащих особо ценные документы, и свободные номера в списке фондов, если такие имеются.
6.4.3.6. Список фондов должен быть подшит (прошнурован), заключен в твердую обложку; листы пронумерованы; составлен лист-заверитель.
6.4.4. Лист фонда
6.4.4.1. Лист фонда составляется на каждый фонд при первом его поступлении. В нем учитываются все поступления и выбытия описанных и неописанных документов фонда.
6.4.4.2. Номер листа фонда соответствует номеру фонда по списку фондов архива организации.
6.4.4.3. В графе "Местонахождение фонда" указывается название организации, в архиве которой он хранится.
6.4.4.4. В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив; для объединенного архивного фонда и архивной коллекции - дата первого поступления или дата его (ее) создания в архиве.
6.4.4.5. В графе "Крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и конечная даты функционирования организации под каждым названием, независимо от наличия в фонде документов за этот период.
Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности организации, указываются начальная и конечная даты наименования объекта или руководящего органа, на базе которого создан фонд.
Для объединенного архивного фонда, образованного из документов однородных организаций или организаций, последовательно сменяющих друг друга, указываются самая ранняя дата образования одной из них и дата ликвидации последней. Если организация продолжает функционировать, конечная дата не проставляется.
6.4.4.6. В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия и подведомственность организации-фондообразователя с момента ее возникновения, вне зависимости от наличия документов за этот период.
Для объединенных архивных фондов в графе указывается обобщенное название фонда, а затем перечисляются названия всех организаций-фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда за весь период их существования.
Все последующие изменения в названии и подведомственности организации-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.
6.4.4.7. В графе "Выбытие" указывается акт, на основании которого выбыли документы, и количество выбывших документов раздельно по каждой описи.
В графе "Наличие (остаток)" - количество описанных документов, оставшихся после выбытия по каждой описи и фонду в целом.
Количество дел постоянного хране

> 1 2 3 ... 31 32 33 ... 84 85 86

0.125 с