Распоряжение Архивного комитета Правительства Санкт-Петербурга от 24.11.2009 N 19 "Об утверждении Административного регламента по осуществлению государственной функции"

3.1.2. Ответственным за выполнение административных процедур является в соответствии с должностным регламентом главный специалист отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства, на которого в соответствии с положением об отделе возложены полномочия по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности Комитета (далее - отдел комплектования).

3.1.3. Издание приказа о передаче дел в архив Комитета с приложением графика приема-передачи дел

Приказ является основанием для приема документов и дел, образующихся в структурных подразделениях Комитета, в архив Комитета.
3.1.3.1. Подготовку проекта приказа о приеме документов в архив Комитета и согласование со структурными подразделениями графика приема-передачи дел осуществляет отдел комплектования.
3.1.3.2. Срок выполнения административной процедуры - 14 дней.

3.1.4. Прием дел и документов в архив Комитета от структурных подразделений

3.1.4.1. Структурные подразделения осуществляют в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной председателем Комитета, отбор дел и документов постоянного срока хранения для передачи в архив Комитета, составляют сдаточные описи дел, подлежащих архивному хранению.
Дела и документы временного срока хранения (до 10 лет) остаются в структурных подразделениях.
Дела и документы долговременного срока хранения (документы по личному составу) остаются на хранении в отделе по вопросам государственной службы и кадров.
3.1.4.2. Отдел комплектования осуществляет прием в архив Комитета дел от структурных подразделений Комитета в соответствии со сдаточными описями дел и документов.
3.1.4.3. Срок выполнения данной процедуры устанавливается графиком приема-передачи дел.

3.1.5. Формирование, оформление дел

3.1.5.1. Формирование дел - группировка исполненных дел и документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Формированию и оформлению подлежат дела постоянного срока хранения и по личному составу.
3.1.5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:
документы постоянного и временного сроков хранения формируют в отдельные дела;
в дело включается один экземпляр каждого документа;
в дело группируются документы одного календарного года (исключение составляют переходящие дела, личные дела, документы выборных органов и их постоянных комиссий);
внутри документы расположены в хронологическом порядке;
распорядительные документы группируются по видам с относящимися к ним приложениями;
утвержденные планы, отчеты, сметы группируются отдельно от их проектов;
предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы Комитета и документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам;
переписка группируется, как правило, за календарный год, систематизируется в хронологической последовательности, документ-ответ помещается за документом-запросом.
3.1.5.3. Формирование дел осуществляет то структурное подразделение Комитета, в деятельности которого образуются дела и документы постоянного срока хранения и по личному составу, в соответствии с номенклатурой дел Комитета.
3.1.5.4. Оформление дел предусматривает:
переплет дел;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя дела;
составление в необходимых случаях внутренней описи документов в деле;
оформление обложки дела.
Переплет и оформление обложки дел осуществляется после утверждения и согласования описей дел ЦЭПМК Комитета.
3.1.5.5. Оформление дел постоянного срока хранения осуществляет отдел комплектования.
Оформление дел по личному составу, относящихся к делам долговременного срока хранения, осуществ

> 1 2 3 4 5 ... 6