обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, направленные в адрес администрации города или должностных лиц, поступают в управление делами администрации.
3.5. Работник, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма при необходимости подкалывает конверт;
- поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные приложения к письму) подкалывает к тексту письма;
- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес администрации города Ивантеевки нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам.
3.6. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками управления делами. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина на копии (втором экземпляре) документа делается отметка с указанием даты приема обращения, входящим номером, телефоном для справок и подписью лица, его принявшего.
3.7. Обращения с пометкой "лично", поступившие на имя главы города, первого заместителя главы администрации, заместителей главы администрации, вскрываются и регистрируются в управлении делами администрации.
3.8. Работник, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, нехарактерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), должен, не вскрывая конверт, доложить об этом управляющему делами и действовать в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции, поступающей в администрацию города Ивантеевки (приложение N 2).
3.9. Обращения, поступившие по факсу либо по электронной почте, принимаются и учитываются в электронной базе работниками управления делами.
3.10. Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ, депутатов Московской областной Думы, депутатов Совета депутатов города Ивантеевки, содержащие просьбы о рассмотрении писем граждан, учитываются в управлении делами и в тот же день передаются на рассмотрение главе города.
Регистрация и аннотирование поступивших обращений
3.11. Поступившие в управление делами обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления с использованием системы автоматизации делопроизводства и документооборота "1С: Предприятие".
3.12. Работник, ответственный за регистрацию обращений:
- сортирует обращения по видам;
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп "Администрация города Ивантеевки" с указанием присвоенного письму регистрационного номера и даты его поступления. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационной карточке САДД "1С: Предприятие" указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечает тип доставки обращения (электронный документ, факс, телеграмма и др.). Если письмо переслано, то указывает, откуда
> 1 2 3 ... 5 6 7 ... 11 12 13
Zaki.ru законы и право
поиск по сайту
каталог документов
добавить сайт Zaki.ru в избранное
Правовые акты международные
Правовые акты Москвы
