бщего пользования письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в общий отдел Управления делами администрации городского округа Щербинка.
40. При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. При необходимости к письму подкалывается конверт.
41. На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, составляется акт в двух экземплярах по форме, утвержденной главой городского округа Щербинка. Один экземпляр акта хранится в делопроизводстве, второй приобщается к поступившему обращению.
42. Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкалываются впереди текста. В случае отсутствия текста письма принимающим почту составляется справка с текстом "Письма в адрес (указывается название органа местного самоуправления) - нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.
43. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту невскрытыми.
44. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится общим отделом Управления делами администрации. Учет обращений граждан может осуществляется с помощью программного комплекса "Обращения граждан" или путем ведения Книги и карточек учета обращений граждан по установленной форме. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка-бланк установленной формы с указанием даты приема обращения, номера регистрации, телефона для справок по обращениям граждан.
Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
45. Обращения от граждан, поступившие по факсу, принимаются и учитываются в Книге учета и регистрации факсов сотрудниками общего отдела.
46. Обращения, поступившие в виде электронного обращения на официальный сайт администрации городского округа Щербинка по сети Интернет, принимаются, распечатываются и учитываются в Книге учета и регистрации электронных обращений сотрудниками информационного отдела Управления делами.
47. Обращения, поступившие на имя должностных лиц администрации городского округа Щербинка с пометкой "лично", не вскрываются и передаются адресату. В случае если обращение, поступившее с пометкой "лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации.
Регистрация и аннотирование поступивших обращений
48. Письменные обращения граждан подлежат регистрации в течение трех дней с момента поступления в администрацию городского округа Щербинка.
49. На поступившие в администрацию обращения (в правом нижнем углу первой страницы письма) проставляется регистрационный штамп с указанием наименования органа местного самоуправления, номера и даты. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
Регистрация обращений граждан производится в журнале установленной формы (может составляться как база данных в электронном виде) или с использованием программного комплекса.
50. При регистрации обращений граждан:
письму присваивается регистрационный номер;
указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес.
Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется автор, в адрес которого просят направить ответ, и ставится приписка "и другие". Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации.
Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из администрации Президента Российской Фе
> 1 2 ... 3 4 5 6 ... 8 9 10
Zaki.ru законы и право
поиск по сайту
каталог документов
добавить сайт Zaki.ru в избранное
Правовые акты международные
Правовые акты Москвы
