ь адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;
- прикладывает поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);
- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес органа местного самоуправления нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- акт составляется в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в отделе по работе с обращениями граждан, второй приобщается к поступившему обращению.
40. Работник, ответственный за прием документов, получив обращение, нестандартное по весу, размеру, форме, имеющее неровности по бокам, заклеенное липкой лентой, имеющее странный запах, цвет, в конверте которого прощупываются вложения, не характерные для почтовых отправлений (порошок и т.д.), не вскрывая конверт, сообщает об этом своему руководителю (начальнику отдела по работе с обращениями граждан) и действует в соответствии с Инструкцией о мерах безопасности при приеме и регистрации корреспонденции.
41. Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина и почтового адреса для ответа. По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием входящего номера, даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
42. Обращения, поступившие по факсу, принимаются и учитываются в журнале работниками общего отдела и передаются в отдел по работе с обращениями граждан на регистрацию.
43. Обращения, поступившие по сети Интернет, принимаются и регистрируются в отделе по работе с обращениями граждан.
44. Обращения, поступившие на имя главы района, первого заместителя, заместителей администрации муниципального района с пометкой "Лично", вскрываются начальником отдела по работе с обращениями граждан.
Регистрация и аннотирование поступивших обращений
45. Поступившие в отдел по работе с обращениями граждан обращения регистрируются в течение 3 дней с момента поступления с использованием системы электронного документооборота.
46. Работник, ответственный за регистрацию обращений:
- в правом нижнем углу первой страницы письма проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного письму регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационной карточке указывает фамилию и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется один из авторов, в адрес которого просят направить ответ. Такое обращение называется коллективным;
- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т.п.). Если письмо переслано, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Московской областной Думы и т.д.), п
> 1 2 ... 3 4 5 6 ... 10 11 12
Zaki.ru законы и право
поиск по сайту
каталог документов
добавить сайт Zaki.ru в избранное
Правовые акты международные
Правовые акты Москвы
