"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

ров средств хранения.
4.4.2.3. Документы размещают на стеллажах, в шкафах с использованием первичных защитных средств хранения (коробок, папок, специальных футляров, пакетов и т.п.) в соответствии с видами, форматом и другими внешними особенностями документов:
бумажные документы постоянного хранения размещают в картонных коробках, папках, а документы временного хранения - в связках;
микрофильмы страхового фонда и фонда пользования должны иметь стандартные и защитные ракорды, наматываться в рулон на сердечники фотослоем наружу и храниться в металлических коробках по ГОСТ 4097-78;
микрофильмы и фотодокументы на плоских пленочных или других форматных носителях упаковывают в конверты и кассеты и хранят в коробках, папках, другой упаковке по ГОСТ 7-65-92.
4.4.2.4. Место хранения электронных документов определяет руководитель организации. ЭД могут храниться в архиве организации или в специализированном подразделении (вычислительном центре, информационном отделе и т.д.) <*>.
--------------------------------
<*> В соответствии с "Примерным положением об архиве (архивной службе) документов на машинных носителях учреждений, организаций, предприятий" (М., 1990).

4.4.2.5. Обязательными условиями архивного хранения ЭД являются:
наличие в архиве программно-аппаратных средств для хранения, копирования и воспроизведения ЭД, их перезаписи в новые форматы, передачи информации по каналам связи и др.;
обеспечение доступа к информации установленных категорий пользователей, а также обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (путем применения соответствующих технических средств и правовых норм);
обеспечение режима хранения ЭД, исключающего утрату, уничтожение или искажение информации.
Обеспечение хранения ЭД предусматривает также поддержание оптимальных режимов хранения носителей ЭД.
Технические параметры данных режимов определяются соответствующими государственными стандартами (ГОСТ 28388-89. Система обработки информации. Документы на магнитных носителях. Порядок выполнения и обращения; ГОСТ 2.501-88. ЕСКД. Правила учета и хранения; ГОСТ 19.601-78. ЕСПД. Правила дублирования, учета и хранения; ГОСТ 24.402-80. Единая система стандартов автоматизированной системы управления. Система технической документации на АСУ. Учет, хранение и обращение; РД 50-524-84. Методические указания. Порядок хранения документов на машинных носителях).
По мере старения носителя должна производиться перезапись ЭД на новые носители.
4.4.2.6. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в неразобранных кипах.
4.4.2.7. Размещение секретных документов осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по работе с секретными материалами.
4.4.3. Топографирование
4.4.3.1. Все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются.
В каждом отдельном помещении стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо.
4.4.3.2. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах составляются постеллажные и при большом объеме фондов пофондовые топографические указатели.
4.4.3.3. Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах каждого отдельного помещения (приложение 15).
4.4.3.4. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в порядке номеров фондов (приложение 16). При необходимости архивом организации может проводиться топографирование хранящихся в архиве документов с учетом структурных подразделений организации.

4.5. Порядок выдачи дел из хранилищ

4.5.1. Дела выдаются из хранилищ:
для использования работниками организации;
для использования гражданами в читальном зале для научных и иных исследований;

> 1 2 3 ... 19 20 21 ... 84 85 86

0.136 с