"ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИЙ" (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002)

во временное пользование для других организаций;
для проведения архивных работ с документами;
для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния документов.
4.5.2. Дела выдаются во временное пользование из хранилищ на срок, не превышающий:
1 месяц для использования работниками организации;
1 месяц для использования документов в читальном зале;
3 месяца во временное пользование для других организаций;
6 месяцев для экспонирования документов.
Органам суда и прокуратуры дела выдаются до прекращения дела или вынесения судебного решения.
Продление установленных сроков выдачи документов во временное пользование, в том числе органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования допускается в особых случаях с разрешения руководителя организации по письменному подтверждению пользователя о сохранности документов.
4.5.3. Выдача дел из хранилища оформляется следующими документами:
заказами (требованиями) на выдачу дел в читальный зал и сотрудникам организации (приложение 17);
актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры, или для экспонирования документов (приложение 18);
заказами на проведение работ по страховому копированию и реставрации документов.
4.5.4. Выдача документов из хранилища регистрируется в книгах выдачи документов (приложение 19):
выдачи дел работникам организации;
выдачи дел в читальный зал;
выдачи дел во временное пользование другим организациям.
4.5.5. Исполненные заказы (требования) исследователей хранятся в личных делах исследователей, все прочие - до истечения сроков их хранения. Заказы (требования) целесообразно хранить до проведения проверки наличия и состояния дел.
4.5.6. Выдача дел во временное пользование в другие организации оформляется актом, который составляется в двух экземплярах, один их которых остается в архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела, и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций. После возвращения дел в двух экземплярах акта делается соответствующая отметка: один экземпляр остается в организации-получателе, другой хранится в деле фонда в архиве организации, выдававшем дела.
4.5.7. Направление на страховое копирование, реставрацию, переплет оформляется заказом. Заказ оформляется в архиве организации по форме акта о выдаче во временное пользование другой организации.
4.5.8. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.
Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка дела на обложке шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в хранилище проверяются нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела.
Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования (приложение 20).
4.5.9. При выдаче дел из хранилища на место выданного дела подкладывается карта-заместитель, в которой указывается номер дела, номер описи, номер фонда, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело, с указанием должности. При возвращении дела в хранилище карта-заместитель изымается (приложение 21).
4.5.10. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы.
При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется исследователю читального зала или руководителю организации, использовавшей документы, для привлечения виновных к ответственности, вто



> 1 2 3 ... 20 21 22 ... 84 85 86

	Поделиться:	Tweet