ПРИКАЗ Росархива от 17.11.1997 N 61 "О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА"

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

ПРИКАЗ
от 17 ноября 1997 г. N 61

О ВВЕДЕНИИ В ДЕЙСТВИЕ ИНСТРУКЦИИ
О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА

В целях совершенствования государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации и реализации положений Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие "Инструкцию о порядке заполнения паспорта архива" - установленного Регламентом документа централизованного государственного учета.
2. Руководителям архивных органов субъектов Российской Федерации, директорам федеральных архивов и центров хранения документации усилить контроль за качеством составления паспортов, обеспечить достоверность и полноту их показателей.
3. Контроль за реализацией настоящего Приказа возложить на отдел обеспечения сохранности и государственного учета архивных документов (Шабанова Т.Е.).

Руководитель Росархива
В.П.КОЗЛОВ

Приложение
к Приказу Росархива
от 17 ноября 1997 г. N 61

ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ЗАПОЛНЕНИЯ ПАСПОРТА АРХИВА

Настоящая Инструкция определяет порядок заполнения паспорта архива - документа централизованного государственного учета, установленного Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации (утвержден Приказом Росархива N 11 от 11 марта 1997 г., зарегистрирован Минюстом России, регистрационный N 1344 от 8 июля 1997 г.).

1. Общие положения

1.1. Паспорт составляется каждым государственным архивом, центром хранения документации, филиалом государственного архива, городским, районным архивом системы Федеральной архивной службы России <*>, государственным музеем, библиотекой, научным архивом системы Российской академии наук.
--------------------------------
<*> Далее - архив.

1.2. Паспорт составляется ежегодно, отражает состав, состояние, объем и условия хранения документов по состоянию на 01.01 наступающего года и хранится постоянно.
1.3. Паспорт представляется в вышестоящий орган управления архивным делом для научных архивов системы Российской академии наук и в Архив Российской академии наук в порядке и в сроки, определенные Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
1.4. Принимая во внимание, что в архиве не должно быть неучтенных документов, в паспорт включаются сведения обо всех находящихся на хранении, в том числе временном (депозитарном), фондах и документах, включая неописанные, непрофильные, включенные в акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, другие акты, но не снятые с учета в установленном порядке, на 1 января года, следующего за отчетным.
1.5. Часть показателей паспорта может заполняться в автоматическом режиме как выходная форма (отчет) БД "Архивный фонд" (разделы 1 (все графы), 2 (графы 1, 2), 3 (графы 1, 2, 3, 4), 5 (графа 1, строка 511)). Способ получения электронной версии части показателей паспорта определен Инструкцией пользователя программного комплекса "Архивный фонд". (См. письмо Росархива от 21.03.97 N 3/226-К "О внедрении программного комплекса "Архивный фонд".)
1.6. К паспорту в соответствии с его разделами составляется объяснительная записка, в которой наряду с позициями, специально отмеченными в настоящей Инструкции, фиксируются специфические для конкретного архива особенности динамики объемных показателей по сравнению с ранее составленным паспортом, состав и количество находящихся на хранении предметов музейного характера.
1.7. Объемные показатели даются в указанных в форме паспорта единицах измерения. Исправления, вклейки не допускаются.

2.

> 1 2 3 ... 4 5