непосредственным методическим руководством Управления делами. По этим описям документы сдаются в центральный архив Судебного департамента не позднее чем через три года после завершения дел в производстве.
Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи (приложение N 29), которую готовит центральный архив Судебного департамента и по которой он сдает дела на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.
6.5.3. Описи дел структурных подразделений составляются и представляются на рассмотрение в центральный архив Судебного департамента через два года после завершения дел в делопроизводстве.
6.5.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером), порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
6.5.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
6.5.6. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управляющим делами и ответственным за центральный архив и утверждается руководителем структурного подразделения.
6.5.7. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в центральный архив Судебного департамента, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
6.5.8. Подлежащие уничтожению дела временного срока хранения включаются в акт о выделении к уничтожению одновременно с составлением сводной описи дел постоянного хранения за этот же год (период). Опись и акт рассматриваются на заседании ЦЭК Судебного департамента одновременно. Согласованный ЦЭК Судебного департамента акт утверждается Генеральным директором Судебного департамента только после утверждения экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Государственного архива Российской Федерации описи дел постоянного хранения. После этого документы, включенные в акт, могут быть уничтожены в соответствии с установленным порядком.
VII. Хранение документов
7.1. Оперативное хранение документов и дел
7.1.1. С момента заведения и до передачи в центральный архив Судебного департамента дела хранятся по месту их формирования в структурных подразделениях Судебного департамента.
Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за ведение делопроизводства, несут ответственность за сохранность документов и дел.
Дела находятся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света. Для оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по ме
> 1 2 3 ... 27 28 29 ... 43 44 45
Zaki.ru законы и право
поиск по сайту
каталог документов
добавить сайт Zaki.ru в избранное
Правовые акты международные
Правовые акты Российской Федерации
