Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов, руководителей министерств и ведомств Российской Федерации и иных должностных лиц, подготовленная департаментом по поручению Мэра Москвы или лица, исполняющего его обязанности, должна оформляться на бланке письма Мэра Москвы и в двух экземплярах с сопроводительным письмом в адрес Мэра направляться в Аппарат Мэра и Правительства Москвы (на втором экземпляре должна быть виза руководителя (и.о. руководителя) департамента).
Если поручение предусматривает ответ Администрации Президента Российской Федерации, Правительству Российской Федерации, Совету Федерации, Государственной Думе Федерального Собрания Российской Федерации, документ печатается на бланке письма "Правительство Москвы" за подписью члена Правительства Москвы либо должностном бланке члена Правительства Москвы и направляется в Аппарат Мэра и Правительства Москвы в двух экземплярах (с указанием, на какие исходящие номера поручений федеральных органов и Правительства Москвы дается ответ).
Ответы на поручения Мэра Москвы и должностных лиц, имеющих право от его имени давать поручения, адресуются исключительно Мэру Москвы.
Ответы на служебные документы и письменные обращения граждан в адрес Мэра Москвы, руководителя Комплекса социальной сферы города Москвы направляются за подписью руководителя департамента только в случаях соответствующих поручений. При этом руководитель Комплекса социальной сферы города Москвы информируется письмом с приложением копии ответа.
В остальных случаях готовится проект ответа за подписью соответствующего должностного лица и представляется с сопроводительной запиской руководителя департамента руководителю Комплекса социальной сферы города Москвы не позднее трех дней до истечения срока исполнения поручения.
Ответы на документы даются, как правило, в письменной форме. При устной форме ответа (если это устраивает адресата) на служебном документе либо обращении гражданина (или на отдельных справках) исполнителем делается отметка с указанием даты ответа, его краткого содержания, а также информации о лице, давшем ответ (фамилия, инициалы, должность, телефон) и его получившем.
7.5. Порядок представления исполненного поручения
к снятию с контроля
Снятие с контроля поручений производится должностным лицом, поставившим документ на контроль, или руководством департамента.
Снятие с контроля поручений руководителя департамента и его первого заместителя осуществляется на основании резолюций руководителя департамента или его первого заместителя на справках (заключениях) об исполнении, представляемых заместителями руководителя департамента или начальниками структурных подразделений, ответственными за рассмотрение документа.
Основанием для снятия поручения с контроля может служить:
- подписанный и зарегистрированный ответ;
- служебная записка исполнителя о результатах выполнения поручения с резолюцией руководителя о снятии документа с контроля;
- резолюция руководителя о снятии документа с контроля.
Отметка о рассмотрении документа и направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении (если отсутствует документ, об этом свидетельствующий), слова "В дело", дату, подпись исполнителя и руководителя структурного подразделения, в котором рассмотрен документ.
При представлении рассмотренного документа для снятия с контроля делопроизводитель соответствующего подразделения формирует материалы дела по хронологии их поступления (изготовления) в следующем порядке:
- оригинал (подлинник) первичного (входящего) документа (если подлинник документа подлежит возврату в вышестоящую организацию или направлению в стороннюю организацию, то в деле остается его копия);
- поручения вышестоящих инстанций и руководства департамента;
- относящиеся к делу справки, протоколы, заключения и пр.;
- копия исходящего
> 1 2 3 ... 26 27 28 29 ... 30 31