ПРИКАЗ ФСЗ РФ от 13.07.1994 N 98 "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ И СРОКАХ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАПОЛНЯЕМЫХ НА ГРАЖДАН, ОБРАЩАЮЩИХСЯ В ЦЕНТРЫ ЗАНЯТОСТИ ПО ВОПРОСАМ ТРУДОУСТРОЙСТВА"

ет - "В"), размещаются отдельно от дел, подлежащих хранению 3 года и 1 год.

4. Использование документов архива
центра занятости

4.1. Архив центра занятости на основании хранящихся документов выдает организациям архивные справки, архивные копии и выписки из документов; гражданам выдаются архивные справки, архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально - правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.
4.2. Использование документов проводится только с разрешения директора центра занятости.

5. Порядок выдачи, составление и оформление архивных
справок, архивных копий и выписок из документов

5.1. Архивные справки выдаются на основании запросов граждан или организаций.
5.2. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников или заверенных копий), хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления. Использование незаверенных копий оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").
5.3. Архивные справки составляются на бланке центра занятости с обозначением названия документа: "Архивная справка".
В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах.
При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются, допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления архивной справки (номера фондов, описей дел и листов дел).
5.4. Архивная справка подписывается директором центра занятости и лицом, ответственным за архив.
Справка заверяется гербовой печатью центра занятости. Копия архивной справки без печати, заверенная составителем, остается в деле.
5.5. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.
5.6. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке письма центра занятости с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".
Название документa, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.
В архивной выписке связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документов не должны нарушаться. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов ставится многоточие.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнения в их достоверности, должны оговариваться словами: "так в документе".
После текста архивной копии (выписки) указывается архивный шифр документа.
5.7. Архивные копии (выписки) заверяются подписью лица, ответственного за архив, и гербовой печатью центра занятости.
На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительная надпись и печать - на обороте последнего листа документа.
Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен порядку выдачи архивных справок.

6. Обеспечение сохранности документов архива

6.1. Для обеспечения сохранности документов в архиве должны быть созданы оптимальные условия хранения документов, которые обеспечиваются:
- предоставлением помещения для архива,
- оборудованием помещения архива средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией,
- применением оборудования для хранения документов (стеллажей, коробок),
- созданием оптимального температурно - влажностного и светового режима в помещении архива, проведением санитарно - гигиенических мероприятий.
6.2. Помещение для архива должно быть изолированным, безопас



> 1 2 3 4 5

	Поделиться:	Tweet