знак "+".
4.12. Законченные регистрационные журналы или книги, карточки готовятся к сдаче в архив работниками канцелярии или отделов, ответственных за ведение этих документов, которые нумеруют листы, а на оборотной стороне последнего чистого листа делают заверительную надпись.
4.13. На обложке регистрационного журнала или книги согласно сводной номенклатуре дел проставляется срок хранения и указывается количество листов.
4.14. Перед сдачей в архив учетно-регистрационных карточек работник канцелярии проверяет их наличие и заполнение всех необходимых реквизитов.
4.15. В каждом томе должно быть 100 - 150 карточек.
4.16. Учетно-регистрационные карточки передаются в архив вместе с алфавитным указателем.
5. Порядок нумерации листов
5.1. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, в развернутом виде нумеруют арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором.
5.2. Запрещается при нумерации листов использовать чернила и цветные карандаши.
5.3. Листы дела (наряда), разделенного на тома, нумеруются по каждому тому раздельно.
5.4. Фотографии, чертежи и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле (наряде), нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Если фотографии вклеены на пронумерованный лист дела (наряда), то отдельной нумерации фотографий не требуется.
5.5. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу.
5.6. Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.
5.7. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
5.8. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист.
5.9. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы), то каждый документ нумеруется отдельно.
5.10. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются. Вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Если вложение нумеровать нельзя (личные документы), их наличие оговаривается в заверительной надписи (приложение 2).
5.11. При большом количестве ошибок в нумерации листов листы нумеруются заново. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа.
5.12. При пропусках в нумерации листов на пропущенных листах ставится номер предыдущего листа с прибавлением букв "а", "б", "в" и т.д.
5.13. При повторении одного номера на нескольких рядом расположенных листах также прибавляются буквы "а", "б", "в" и т.д. Соответственно к каждому номеру листа, начиная со второго.
5.14. Учет количества листов в деле (наряде) и наличие особенностей их нумерации указывается в заверительной надписи (приложение 2).
5.15. В заверительной надписи указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов. При этом отмечаются все исправления нумерации листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет; номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
5.16. Заверительная надпись подписывается работником, производившим оформление дела (наряда) для передачи в архив, с указанием должности и даты составления этой надписи.
Пример.
В настоящем деле (наряде) 250 (двести пятьдесят) листов, в том числе 3 (три) фотографии на листах: 15, 106, 201. Имеются листы с номерами 10а, 54б, 99в. В конверте (лист 245) находится трудовая книжка и удостоверение личности N 543 осужденного Иванова А.В.
Заведующая канцелярией
СМИРНОВА Т.А.
15.04.99
6. Порядок определения сроков
х
> 1 2 3 ... 5 6 7 ... 16 17 18
Zaki.ru законы и право
поиск по сайту
каталог документов
добавить сайт Zaki.ru в избранное
Правовые акты международные
Правовые акты Российской Федерации
